Estirando el presupuesto

(*) Por Rich Moffit

Suele existir una importante reticencia a asumir que se deben incrementar los gastos de mantenimiento. Sabiendo cómo "estirar" el presupuesto se pueden obtener los mejores resultados por cada peso invertido.

No importa cuáles sean sus instalaciones o cuál sea el área bajo su responsabilidad, siempre habrá necesidad de "estirar" el presupuesto. Tal vez algunos predios no se vean sometidos a recortes de presupuesto, pero bien podría suceder que se haya ampliado el área a mantener o que el nivel de mantenimiento se haya elevado, o ambos. Tener que hacer más con menos es una realidad del encargado de césped deportivo.

Sepa lo que necesita

El primer paso en la ampliación del presupuesto es identificar lo que realmente se necesita y lo que no. Continúe puliendo su registro, que es una herramienta esencial para el presupuesto. Documente lo que sucede en cada área abarcada por su programa de manejo. Investigue el número de cortes de césped realizados con cada máquina, quién las operó y cuánto tiempo llevó. Tome nota de cantidades y tipos de fertilizantes. Registre qué áreas se airearon, con qué maquinaria, cuándo y quién, como así también detalles pertinentes a la remoción de tarugos y topdressing. Rastree los procedimientos de control en la siembra, riego, malezas, hongos e insectos con la misma minuciosidad.
Incluya en sus registros cualquier factor, tal como condiciones meteorológicas inusuales o uso intensivo del campo, que pudiesen tener un impacto positivo o negativo en la eficacia de los procedimientos. Lleve un registro diario, semanal y mensual de los gastos, incluyendo maquinaria, materiales y asignaciones al personal. Analice el uso y los programas de mantenimiento actuales de cada parque, de otras áreas de césped y ornamentales, como así también los edificios, caminos, estacionamientos y otras zonas bajo su cuidado. Dé prioridad a la distribución de los recursos, materiales y mano de obra de acuerdo con los requerimientos de mantenimiento necesarios para lograr el nivel de calidad deseado basándose en el uso de cada área y las expectativas de los usuarios y de los propietarios de las instalaciones. En el caso de los campos deportivos, la seguridad y la jugabilidad constituyen las prioridades máximas. La estética ocupa un segundo plano.

Trabaje para recortar gastos

Examine cada paso de su programa de mantenimiento con miras a recortar gastos. Por ejemplo, elabore sus programas de fertilización de acuerdo con los resultados de análisis de suelo para mantener los nutrientes en un óptimo nivel sin aplicar material innecesario. Trate las áreas con malezas, insectos o problemas de enfermedades persistentes y busque prácticas culturales de mantenimiento alternativas para mantener dichos problemas bajo control con una menor cantidad de aplicaciones de químicos. En el caso de campos de atletismo que requieren reparaciones y renovaciones constantes, explore opciones en cuanto a coordinación de prácticas y partidos en otras secciones del campo o en otros campos.
Considere todas las alternativas de ahorro posibles. Si cuenta con suficiente espacio de almacenaje, o si su proveedor está dispuesto a organizar envíos fraccionados, los gastos en compras podrían reducirse al realizar un pedido anual de fertilizantes, semillas y herbicidas, en lugar de pedir los materiales en la medida en que surge la necesidad. ¿Se podrían obtener descuentos por cantidad al combinar sus pedidos con las de otros departamentos o con otras instalaciones locales?
¿Ha explorado novedades en el mercado? ¿Podría un cambio de productos extender el período entre aplicaciones, o el cambio por una combinación de productos eliminar una aplicación?
¿Con qué eficacia está Usted utilizando su maquinaria y mano de obra disponible? ¿Puede contratar mano de obra externa y maquinaria especializada para realizar ciertos procedimientos de modo más eficaz en función de los costos en lugar de abordarlos con su staff y maquinaria existentes? También explore la diferencia en costos cuando utiliza su staff para los pasos previos de preparación y etapas posteriores de limpieza o al utilizar un servicio contratado.

Busque recursos

Considere las necesidades de mantenimiento a largo plazo como también los gastos inmediatos cuando evalúe grandes renovaciones o proyectos de construcción. Por lo general, existe mayor flexibilidad en presupuestos de proyectos, considerados como un gasto por única vez, que en presupuestos operativos diarios. Podría incluirse maquinaria específica en presupuestos de proyectos para ser utilizada durante la construcción y períodos de implantación. Constituye un beneficio para Usted y para sus instalaciones ya que dicha maquinaria se planificó para mejorar los procedimientos de mantenimiento una vez que el campo se estableció.
Muchos presupuestos de proyectos también son lo suficientemente flexibles como para cubrir los costos de materiales durante la primera temporada. Este "colchón" le permite incluir en el presupuesto total las necesidades especiales de áreas nuevas o mejoradas durante la segunda temporada de uso.
Al enfrentar recortes presupuestarios extensivos, prepare un detallado análisis de los números y provea a sus supervisores una evaluación abierta de lo que puede lograrse. En algunos casos, se podrían desviar fondos asignados a otras áreas en forma temporaria para mantener ciertas áreas cerca de niveles anteriores a fin de satisfacer las necesidades y cumplir con las expectativas. En algunos casos de recortes presupuestarios severos, no se dará lugar a ningún tipo de negociación. Sus superiores necesitarán saber con exactitud lo que puede suceder.
Cuando haya ajustado sus programas de manejo y de presupuesto internamente, busque soluciones externas. La comunicación y cooperación son factores clave en la ampliación del presupuesto. Seguramente existirán otras entidades dentro de sus instalaciones con responsabilidades similares y tal vez superpuestas con quienes podrá compartir los recursos si cada uno comprende lo que el otro debe lograr y si se mantienen los canales de comunicación abiertos.
Esto podría implicar tener que ceder parte de su personal durante la limpieza luego de una tormenta de viento o nevada copiosa a cambio de colaboración en la preparación del campo en la primavera. Podrían "compartir" alguna máquina que se utilice para tareas de mantenimiento, proyectos de construcción y operaciones de mantenimiento en general. Algunas tareas especiales, tales como el mantenimiento de maquinaria, podrían ser derivadas a su personal, mientras que la reparación de los sistemas de riego o iluminación podrían estar mejor manejadas por el personal de otro sector.
Algunos departamentos pueden contar con mano de obra, como ser estudiantes en programas de pasantías, con un costo menor por hora que su staff full-time. Estas personas pueden estar a su disposición para proyectos especiales o durante períodos específicos cuanto sus esfuerzos podrían rendir grandes frutos bajo la supervisión de su staff habitual.
Sus instalaciones tendrán múltiples grupos con un interés personal en la condición de las áreas que usted mantiene. Busque su cooperación y, de ser posible, su financiación. Los departamentos de manejo de riesgos y aquellas personas relacionadas con el programa de seguridad en las instalaciones estarán constantemente examinando todos los aspectos de las instalaciones y estableciendo nuevos estándares que deben cumplirse. Si Usted puede evaluar y documentar los cambios que mejorarán las condiciones en general de las instalaciones y su posición en áreas de seguridad y riesgos, y colaboran para que se cumplan o excedan los nuevos estándares, los gastos requeridos para realizar tales cambios pueden estar disponibles mediante mejoras de capital o presupuestos de proyecto especiales.
En el caso de escuelas, los grupos de interés abarcan los departamentos de atletismo, todos los entrenadores y jugadores. En el caso de municipalidades y departamentos de parques y áreas recreativas, cada grupo de usuarios y sus defensores son posibles recursos. Cualquiera de estas personas puede promover un movimiento para reunir fondos destinados a maquinaria y materiales específicos - si se les hace saber lo que hace falta y porqué es necesario en cuanto a sus intereses.
Los que no pueden contribuir con dinero podrían estar dispuestos a contribuir en forma activa. A la gente le gusta colaborar cuando sabe qué hacer y porqué es importante. Cada hora de mano de obra no especializada que colabora para que Usted logre sus metas significa una hora de un integrante de su personal que Usted puede invertir donde más se necesita.
Sólo analice otras entidades comunitarias. No existe ninguna razón por la cuál un sistema escolar privado o público, facultad o universidad, parque y campos de golf privados o públicos no puedan trabajar juntos con miras a lograr ciertas metas. Cada una cuenta con grandes extensiones de césped con algunas necesidades básicas y otras más especializadas. Al compartir maquinaria especializada y técnicos capacitados es posible recortar gastos e incrementar la eficiencia de todos los involucrados.
Las organizaciones empresariales o de servicios también pueden ser un recurso de financiación, donaciones, mano de obra o de las tres. Confeccione una lista de necesidades para campos específicos que los usuarios puedan hacer circular. Es posible que un vivero local o un garden club puedan considerar plantar y mantener los canteros de la entrada de su edificio o de un campo específico o parque. Una empresa local o grupo cívico podría financiar nuevas bases para un torneo de béisbol, una nueva sección de vallado, un par de nuevos arcos de fútbol, o el fertilizante o semillas de césped para una cancha específica.
A las empresas y organizaciones sponsors se les puede agradecer con una pequeña participación publicitaria en el programa de deportes, con una carta de agradecimiento a un periódico local, publicidad en el vallado o tablero de resultados, o cerca de la entrada, o cualquier combinación de estos.
Ampliar el presupuesto significa adoptar una mentalidad de "tacaño", al menos en forma temporaria. Prepare por adelantado, en el peor de los casos, la distribución de fondos, materiales y mano de obra con extremo cuidado. Estudie registros del pasado en cuanto a forma de accionar y resultados obtenidos. Compare el rendimiento actual por partida presupuestaria hasta la actualidad con archivos del pasado y compare las diferencias en condiciones climáticas y uso del área.
Sepa cuáles son sus limitaciones, incluyendo lo que se puede reducir y lo que no. Luche para lograr la perfección, pero sea realista en sus expectativas. Esté dispuesto a reasignar los recursos cuando sea necesario para mantener los niveles de seguridad y jugabilidad en campos de atletismo, sabiendo que necesitará realizar alteraciones en los programas de áreas menos críticas. En definitiva, durante tiempos difíciles, despliegue al máximo sus habilidades.

El presente artículo ha sido cedido a TGM por la national Sports Turf Mangers Association y extraído de su publicación Sports Turf ¨Topics.

Mantenimiento de Rutina - Materiales

GASTOS:

Descripción del artículo

Esta planilla puede utilizarse para rastrear los gastos mensuales de una partida presupuestaria determinada, en este caso, materiales para una cancha específica.

Materiales de Rutina

Esta planilla brinda un panorama general de los gastos actuales en comparación con los gastos de años anteriores. Corresponde a una partida individual. El total de los gastos también puede rastrearse utilizando planillas similares.

Rich Moffit es Licenciado en Horticultura, Universidad de Missouri, Columbia. Ha trabajado en la Universidad de Saint Louis, Saint Louis, MO, durante diez años y es director de Grounds and Materials Management. Es tesorero de la national Sports Turf Managers Association.